説明が下手な人に共通する特徴10選｜原因と改善のヒントを徹底解説

特徴6｜構造化されていない「思いつき」説明

頭に浮かんだことから順番に話す。途中で思い出したことを挿入する。話が横道に逸れる。こうした「構造化されていない説明」は、聞き手を混乱させる典型的なパターンだ。

人間の脳は構造化された情報を好む。「まず全体像があり、それが3つの要素に分かれ、それぞれに詳細がある」というような階層構造が理解しやすい。逆に、時系列順にダラダラと話す、思いついた順に話す、関連性のない情報が混在するといった説明は、聞き手の脳に余計な負荷をかける。

この問題の原因は、説明の準備不足にある。頭の中で情報を整理せず、その場で考えながら話すため、論理的な流れが作れない。優れた説明者は、話す前に必ず「骨子」を作る。全体を大きく3つか4つに分け、それぞれの関係性を明確にし、どの順番で話すかを決める。この準備があるだけで、説明の明瞭さは劇的に向上する。

特徴7｜感情と事実を混同する「主観的」表現

「これは絶対に良いアイデアだと思います」「おそらくうまくいくはずです」「個人的には賛成できません」。説明が下手な人は、客観的な事実と主観的な意見を区別せずに話す傾向がある。

ビジネスにおいて、感情や意見が不要というわけではない。しかし、それらは事実と明確に区別されるべきだ。「売上が前年比20%減少している(事実)。これは深刻な問題だと考える(意見)」というように、何が客観的データで、何が個人の解釈なのかを明示することが重要だ。

この区別ができない原因は、自分の考えと現実を同一視してしまう認知の癖にある。自分が「良い」と思ったものは客観的に良いものだと信じ込み、自分が「できる」と感じたことは実際に可能だと考える。しかし聞き手は、根拠のない主観に基づいて判断を下すわけにはいかない。事実に基づいた説明と、それに対する意見を分けて提示することで、相手は自分自身で判断できるようになる。

特徴8｜相手の視点を欠く「自己中心的」説明

「私たちのチームでは」「システムの仕様上」「社内のルールで」。説明が下手な人は、常に自分の立場や視点から話を進める。しかし聞き手が本当に知りたいのは、「それが自分にどう関係するのか」「自分にどんなメリットがあるのか」ということだ。

この問題は、説明を「情報の伝達」と捉えているか、「相手の行動変容」と捉えているかの違いから生じる。前者は「言うべきことを言えば終わり」と考えるが、後者は「相手が理解し、納得し、行動に移せるようにする」ことを目指す。

優れた説明者は、常に「So What?(だから何?)」を意識している。新しい制度を説明するなら、その制度の内容だけでなく、「あなたの働き方がこう変わる」と具体的に示す。システム変更を伝えるなら、仕様の詳細よりも「あなたの業務がこう楽になる」という影響を強調する。相手の立場に立って、相手の関心事項から説明を組み立てる姿勢が、説明の説得力を高める。

特徴9｜例え話や比喩を使えない「文字通り」説明

複雑な概念や抽象的なアイデアを説明するとき、専門用語と定義だけで押し切ろうとする。これは特に専門性の高い分野で働く人に多く見られる傾向だ。しかし、人間の脳は新しい情報を理解するとき、既知の情報との関連付けを行う。適切な例え話や比喩は、この架け橋となる。

「クラウドストレージは、インターネット上の貸し倉庫のようなもの」「機械学習は、子供が経験から学ぶのと似ている」。こうした比喩は、専門知識のない人でも直感的に理解できる入り口を提供する。抽象的な概念が、日常的に経験している事柄と結びつくことで、一気に親しみやすくなる。

例え話を使えない原因は二つある。一つは、相手の知識レベルや経験を想像する力の不足。もう一つは、「簡略化すると正確性が失われる」という完璧主義だ。しかし、最初から100%正確な理解を求めるよりも、まず70%の理解を得て、そこから精緻化していく方が効果的だ。例え話は正確性と引き換えに理解しやすさを得る、戦略的な選択なのである。

特徴10｜フィードバックを求めない「一方通行」の姿勢

説明が終わった後、「以上です」と言ってすぐに話を切り上げる。質問を促さない。相手の理解度を確認しない。こうした「一方通行」の姿勢は、説明が下手な人に共通する最後の特徴だ。

この背景には、「質問されたら答えられないかもしれない」という不安がある。あるいは、「説明は一度で完結すべきだ」という誤った信念を持っている。しかし現実には、どんなに優れた説明でも、一度で完全に伝わることは稀だ。むしろ、質問や確認のやりとりを通じて、初めて深い相互理解が生まれる。

優れた説明者は、説明の最後に必ず確認の時間を設ける。「何か不明な点はありますか?」だけでなく、「特に○○の部分について、イメージできていますか?」と具体的に聞く。また、相手に要約してもらったり、自分の言葉で説明し返してもらったりすることで、理解の正確性を確認する。説明は対話のスタート地点であって、ゴールではないという認識を持っている。

説明力向上のための根本的な視点転換

これまで見てきた10の特徴に共通するのは、「説明とは情報を一方的に伝えることだ」という根本的な誤解である。しかし、本当の説明力とは、相手の理解状態に応じて柔軟に調整しながら、相互理解を構築していく能力のことだ。

説明が上手い人は、話す前に相手を観察し、話しながら反応を読み取り、話した後に理解を確認する。彼らは「伝えた」ではなく「伝わった」を目標にしている。この視点の違いが、説明の質を決定的に左右する。

また、説明力の向上には、自分の説明を客観視する訓練が欠かせない。自分の説明を録音して聞き直す、同僚にフィードバックをもらう、相手の表情や反応を注意深く観察する。こうした振り返りの習慣が、自分の弱点を認識し、改善していくための第一歩となる。

成長するためには、専門知識を深めることと同じくらい、その知識を他者に正確に伝える力を磨くことが重要だ。説明力は才能ではなく、訓練によって必ず向上するスキルである。今日挙げた10の特徴を意識し、一つずつ改善していくことで、あなたの説明は確実に変わっていくはずだ。

優れた説明者は、組織の中で信頼され、プロジェクトを前に進め、自分のキャリアを切り開いていく。逆に言えば、どんなに優れた能力を持っていても、それを説明できなければ、その価値は他者に認識されない。説明力という武器を手に入れることは、現代のビジネス環境を生き抜くための必須条件なのである。