「誰々さんしかわからない」「○○さんがいないと進まない」―― こんな言葉が飛び交う職場は、すでに危険な状態にあるかもしれません。本記事では、多くの企業を悩ませる「業務の属人化」について、会社経営の本質的な問題点と具体的な解決策を、実例を交えながら詳しく解説していきます。
なぜ今、業務の属人化が深刻な経営課題となっているのか
日本企業における業務の属人化は、長年にわたり組織の足かせとなってきました。しかし、近年その問題はさらに深刻さを増しています。その背景には、急速なデジタル化の進展、人材の流動化という大きな社会変化があります。
かつての終身雇用を前提とした経営基盤では、特定の従業員に業務が集中し、プロフェッショナル化することは、むしろ効率的な運営方法として捉えられていました。しかし、現代においては、そのような運営方法が致命的なリスクとなる場合もあります。
属人化がもたらす具体的な経営リスク
1. 業務効率の著しい低下
ある製造業の中堅企業では、基幹システムの運用管理を20年以上にわたって特定の社員一人が担当していました。その社員は独自の手法でシステムをカスタマイズし、効率化を図ってきました。しかし、その方法は誰にも共有されることなく、またドキュメントも整備されていませんでした。
その社員が突然の病気で長期休暇を取得することになった際、会社は大混乱に陥りました。システムの調整や不具合の対応ができる人材がおらず、生産管理に支障をきたし、納期遅延による顧客からの信用低下という事態に発展したのです。
2. イノベーションの停滞
業務が特定の個人に依存する状態では、新しいアイデアや改善提案が生まれにくくなります。なぜなら、その業務に関わる他のメンバーが少ないため、異なる視点からの気づきや改善案が出にくいためです。
ある IT企業では、主力製品の開発を一人のエンジニアが一手に担っていました。彼の技術力は確かに高く、短期的には効率的に見えました。しかし、時代とともに変化する顧客ニーズに対して、新しい技術やアプローチを取り入れることができず、次第に競合他社に後れを取るようになってしまいました。
3. 人材育成の機会損失
業務の属人化は、若手社員の成長機会を奪うことにもつながります。ある金融機関の例では、投資案件の審査業務が特定のベテラン社員に集中していました。その結果、後継者となるべき若手社員が実践的な経験を積む機会を失い、組織全体の専門性が向上しないという悪循環に陥っていました。
4. モチベーションの低下
属人化された業務を抱える従業員は、常に高いプレッシャーにさらされています。休暇が取りづらく、急な対応を求められることも多いため、仕事に誇りを持ちながらも、その仕事に対するフラストレーションが増加しがちです。
一方で、その周囲の従業員も、重要な業務から遠ざけられることでモチベーションが低下し、組織全体の活力が失われていきます。
属人化を防ぐための具体的アプローチ
1. 業務プロセスの可視化と標準化
まず取り組むべきは、属人化された業務の可視化です。業務フローを詳細に文書化し、誰でも理解できる形で整理することが重要です。
ある商社では、業務プロセスの可視化プロジェクトを実施し、各部署の主要業務について詳細なマニュアルを作成しました。このとき重要だったのは、単なる手順書ではなく、「なぜそのように行うのか」という理由や判断基準まで含めて文書化したことです。
2. 知識共有の仕組み作り
定期的な勉強会やナレッジシェアの場を設けることで、暗黙知を形式知に変換していく取り組みも効果的です。
製薬会社の研究開発部門では、週1回の「ナレッジシェアランチ」を実施しています。ここでは、各メンバーが自身の担当業務や最新の研究成果について発表し、質疑応答を行います。この取り組みにより、部門全体の専門性が向上し、同時に新しい研究アイデアも生まれやすくなりました。
3. クロストレーニングの実施
計画的なジョブローテーション（様々な経験を積ませるための定期的な配置転換）やクロストレーニング（元々はスポーツ用語だが、ビジネスに置き換えると、専門外の技術などを自分の業務に取り入れようとする試み）により、複数の従業員が同じ業務を問題なくこなせるようにすることが重要です。
ある小売チェーンでは、店舗運営の重要業務について「バディシステム」を導入しました。必ず2人以上の従業員がペアとなって業務を担当し、お互いの仕事を理解し合える環境を作りました。その結果、突発的な欠勤や退職があっても業務が滞ることなく、さらには業務改善のアイデアも増えました。
4. デジタルツールの活用
業務の標準化やナレッジ共有を効果的に進めるために、デジタルツールの活用も欠かせません。
ある建設会社では、現場監督の業務ノウハウをデジタル化するプロジェクトを実施しました。タブレット端末を活用し、現場での判断基準や注意点を写真や動画で記録。これをデータベース化することで、新人教育の効率化と品質管理の標準化を実現しました。
経営層に求められる役割
属人化の解消には、経営層の強いコミットメントが不可欠です。その重要なものとして3つ挙げられます。
1. 明確なビジョンの提示
属人化解消の取り組みは、業務の効率化・適正化ではなく、組織の持続可能性を高めるための重要な経営戦略であることを、全社員に明確に伝える必要があります。
2. 適切なリソース配分
業務の可視化や標準化には、一時的に多くの時間と労力が必要になります。経営層は、この投資の重要性を理解し、必要なリソースを適切に配分する必要があります。
3. 評価制度の見直し
知識やスキルを独占するのではなく、共有することが評価される人事制度の構築が重要です。チーム全体のパフォーマンス向上に貢献した社員を適切に評価する仕組みが必要です。
今後の展望｜属人化のない組織づくりに向けて
業務の属人化は、一朝一夕には解決できない課題ですが、デジタル技術の進化や働き方改革の推進により、その解決に向けた環境は整いつつあります。
特に注目すべきは、AIやRPAなどのテクノロジーの活用です。定型的な業務の自動化や、ナレッジマネジメントシステムの高度化により、属人化のリスクを大きく軽減できる可能性があります。重要なのは、これらのテクノロジーを導入する前に、組織全体で属人化の問題を認識し、その解決に向けた明確な方針を持つことです。
まとめ｜持続可能な組織づくりのために
業務の属人化は、組織の成長を阻害する重大なリスクですが、対策を講じることで、むしろ組織の強みに転換することができます。
- 業務プロセスの可視化と標準化
- 効果的な知識共有の仕組み作り
- 計画的なクロストレーニングの実施
- デジタルツールの戦略的活用
- 経営層の強いコミットメント
これらの取り組みを通じて、一人ひとりの専門性を活かしながらも、組織全体として持続可能な成長を実現することが可能になります。
属人化の解消は、組織の知的資産を最大限に活用し、イノベーションを促進するための重要な経営戦略なのです。今こそ、自社の属人化の状況を見直し、具体的な対策を講じる時です。
