なぜ「説明力」は現代ビジネスの生命線なのか
会議でプレゼンをしても相手の反応が薄い、一生懸命説明しているのに「で、結局何が言いたいの?」と聞き返される。こうした経験がある人は決して少なくないだろう。実は、説明が上手い人と下手な人の違いは、知識の量や頭の良さではない。説明という行為に対する根本的な理解と、いくつかの典型的な落とし穴を避けられるかどうかにかかっている。
現代のビジネス環境において、説明力は単なるコミュニケーションスキルの一つではない。それは信頼を築き、プロジェクトを前に進め、自分の価値を証明する重要な武器だ。どんなに優れたアイデアも、どんなに深い専門知識も、相手に正確に伝わらなければ何の意味もない。本コラムでは、説明が下手な人に共通する10の特徴を、その原因とともに深掘りしていく。
特徴1｜結論を最後まで言わない「起承転結」の罠
説明が下手な人の最も顕著な特徴は、結論を最後まで引っ張る傾向にある。これは日本の教育システムが作文で「起承転結」を重視してきた影響が大きい。物語を書くときには効果的なこの構成が、ビジネスの説明では致命的な弱点となる。
聞き手は最初の30秒で「この話は自分に関係があるか」「時間を使う価値があるか」を判断している。結論が最後まで出てこないと、聞き手の頭の中では「この話はどこに向かっているのか」という不安が蓄積し続ける。その結果、途中の説明内容が頭に入らず、最終的に結論を聞いても「で、もう一回最初から説明してくれる?」となってしまうのだ。
この問題の根本原因は、説明する側が「相手を驚かせたい」「盛り上げたい」という気持ちを持ちすぎることにある。しかしビジネスにおいて、説明は娯楽ではなく情報伝達の手段だ。相手が求めているのはサスペンスではなく、効率的な理解である。
特徴2｜前提知識の共有を怠る「呪縛された知識」症候群
専門用語や社内用語を当たり前のように使い、相手が理解しているかを確認しない。これは心理学で「知識の呪い」と呼ばれる現象だ。一度何かを知ってしまうと、それを知らない状態に戻ることができず、相手も当然知っているはずだと錯覚してしまう。
エンジニアが非技術者に「APIを叩いてJSONを取得して」と説明する。マーケターが経営層に「CVRとCPAを改善するため」と報告する。こうした場面では、説明する側は自分の言葉が通じていると信じているが、聞き手の頭の中は疑問符だらけになっている。しかし聞き手は「今さら聞けない」という心理的バリアを感じて黙っており、結果として誤解や認識のズレが生じる。
この問題を避けるには、説明を始める前に「前提の確認」というステップが不可欠だ。「この件について、どのくらいご存知ですか?」と一言聞くだけで、説明のレベルを適切に調整できる。相手の知識レベルに合わせた言葉選びこそが、真のコミュニケーション能力である。
特徴3｜情報を詰め込みすぎる「全部言いたい」病
説明が下手な人は、自分が知っているすべてを相手に伝えようとする。これは一見、親切で誠実な態度に見えるが、実際には相手の理解を妨げる大きな要因となる。人間の脳が一度に処理できる情報量には限界があり、心理学では「マジカルナンバー7」として知られている。一度に7つ前後の情報しか短期記憶に保持できないのだ。
30分のプレゼンで50枚のスライドを使う。報告書に細かいデータを全部載せる。こうした行動の背景には、「情報を省略したら不誠実だと思われる」「突っ込まれたときに答えられないと困る」という不安がある。しかし皮肉なことに、情報過多は相手の集中力を奪い、本当に重要なメッセージを埋もれさせてしまう。
優れた説明者は「何を言うか」と同じくらい「何を言わないか」を考えている。相手にとって本当に必要な情報を見極め、それ以外は思い切って削る勇気を持っている。補足情報は「ご質問があれば詳しく説明します」と添えておけば十分なのだ。
特徴4｜抽象的な表現に逃げる「具体性の欠如」
「しっかり対応します」「なるべく早く」「ある程度の改善」。説明が下手な人の言葉には、こうした曖昧な表現が頻出する。これは一見、柔軟性を保っているように見えるが、実際には責任回避や思考の浅さを露呈している。
抽象的な表現を使う原因はいくつかある。一つは、自分自身が具体的に考えていないこと。「しっかり」とはどういう状態なのか、「早く」とはいつまでなのか、自分でも明確にイメージできていないのだ。もう一つは、具体的に言うことで責任を負いたくないという心理。曖昧にしておけば、後で「そういう意味じゃなかった」と言い逃れができると考えている。
しかし聞き手からすれば、抽象的な説明ほど役に立たないものはない。「来週の水曜日までに」「売上を15%向上させる」「3つの施策を実行する」という具体的な表現があって初めて、相手は行動に移せるし、評価の基準も明確になる。具体性は信頼の源泉である。
特徴5｜一方的に話し続ける「モノローグ」スタイル
説明を「自分が話すこと」だと捉えている人は、相手の反応を見ずに一方的に話し続ける。これは説明というよりも演説やスピーチに近い。しかしビジネスにおける説明の本質は、対話を通じた相互理解にある。
一方的な説明が失敗する理由は明白だ。相手が理解しているか、疑問を持っているか、興味を失っているかを確認しないまま進むため、どこかで理解の齟齬が生じても気づけない。結果として、説明が終わった後に「実は最初のところからわかっていなかった」という事態が発覚する。
優れた説明者は、定期的に相手の理解を確認する質問を挟む。「ここまでで何か不明な点はありますか?」「イメージできていますか?」といった問いかけが、説明を双方向のコミュニケーションに変える。また、相手の表情や身振りから理解度を読み取り、必要に応じて説明のペースや内容を調整する柔軟性も持っている。
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